Una consulta es una pregunta que un aprobador envía a un empleado sobre un gasto específico dentro de un informe enviado. Se utiliza cuando el aprobador necesita aclaración o una corrección antes de aprobar ese gasto. La consulta y cualquier respuesta se guardan con ese gasto individual en lugar de con todo el informe, para que tanto el empleado como el aprobador puedan seguir la conversación en un solo lugar.
Utilice las secciones a continuación para:
- Enviar una consulta al remitente
- Responder a la consulta desde un aprobador
- Revisar la respuesta del remitente a una consulta
Enviar una consulta (Vista del aprobador)
Como aprobador en Emburse Professional, puede usar una consulta cuando necesite aclaración o correcciones antes de aprobar un gasto.
Enviar una consulta sobre un gasto
- En la página de inicio, toque Solicitudes de aprobación.
- Toque un informe de gastos para revisarlo.
- En la lista de gastos, toque la flecha junto al gasto para abrir el menú Otras acciones.
- Toque Consultar.
- Ingrese su pregunta en el campo Ingrese la pregunta.
- (Opcional) Active Permitir edición de gasto para permitir que el empleado actualice los detalles del gasto.
- Toque Guardar.
La consulta se guarda con el gasto y se envía al empleado.
Cuando un aprobador envía una consulta:
- El empleado recibe una notificación por correo electrónico.
- Aparece una notificación en la página de inicio del empleado en la aplicación móvil.
- La línea de gasto relacionada cambia a estado de Consulta.
Ver y responder a una consulta (Vista del empleado o solicitante)
Cuando un aprobador envía una consulta, puede abrir el gasto, actualizarlo si es necesario y enviar su respuesta desde la misma pantalla.
- En la página de inicio, toque Solicitudes de aprobación.
- Abra el informe de gastos que contiene la consulta.
- Toque la flecha en la columna Detalles para abrir el gasto con el mensaje de consulta.
La pregunta del aprobador se muestra en la pantalla de Consulta de gasto.
- Si el aprobador habilitó Permitir edición de gasto, revise cualquier mensaje de validación que se muestre en rojo o modifique el gasto según la consulta.
- Actualice los campos requeridos (por ejemplo, Categoría, Proveedor o Ubicación) según sea necesario.
- Confirme que todos los mensajes de validación estén eliminados.
- En el campo Respuesta, ingrese su respuesta.
- (Opcional) Toque Cambiar recibo o Agregar imagen para actualizar el archivo adjunto.
- Toque Enviar respuesta.
Su respuesta se guarda con el gasto y se envía al aprobador para su revisión. El aprobador recibe una notificación por correo electrónico.
Revisar una respuesta y tomar acción (Vista del aprobador)
Después de que el empleado responde, el aprobador recibirá una notificación por correo electrónico. Revise la respuesta y decida si aprueba o desaprueba el gasto.
Revisar la respuesta del empleado
- En la página de inicio, toque Solicitudes de aprobación.
- Toque un informe de gastos para revisarlo.
- Desplácese hacia abajo y revise la pregunta de la consulta y la respuesta del empleado guardadas con el gasto.
- Use el menú Otras acciones para Aprobar para aprobar el gasto, o Desaprobar para rechazarlo.
Si es necesario, puede enviar otra consulta para solicitar detalles adicionales.
Comportamiento de notificaciones y estado
Lo siguiente describe cómo se notifica a los usuarios cuando se envía una consulta o cuando se envía una respuesta.
Cuando un aprobador envía una consulta
Cuando un aprobador envía una consulta:
- El empleado recibe una notificación por correo electrónico.
- Aparece una notificación en la página de inicio del empleado en la aplicación móvil.
- La línea de gasto relacionada cambia a estado de Consulta.
- La consulta permanece adjunta al gasto individual hasta que se resuelva.
Cuando un empleado envía una respuesta
Cuando un empleado envía una respuesta:
- El aprobador recibe una notificación por correo electrónico.
- La consulta y la respuesta permanecen visibles dentro del gasto.
Configuración predeterminada de notificaciones
Por defecto, todos los usuarios tienen habilitadas las notificaciones por correo electrónico relacionadas con consultas cuando se crea su cuenta.
Los usuarios pueden desactivar las notificaciones por correo electrónico desde la página de Configuración de la cuenta.
Si las notificaciones por correo electrónico están desactivadas, los usuarios aún verán el estado de la consulta y las actualizaciones relacionadas dentro de la aplicación.