Approuver un Rapport de Dépense

Lorsqu'un rapport de dépenses est soumis pour approbation, l'approbateur reçoit un courriel l'avertissant qu'un rapport de dépenses attend son approbation. Cet article vous montre comment, en tant que gestionnaire, approuver les notes de frais.

Étape 1 : Sur la page d'accueil de votre compte, sélectionnez Demandes d'autorisation.

Étape 2 : Sur la page suivante, vous verrez tous les rapports de dépenses en attente de votre approbation. Pour afficher un rapport de dépenses spécifique, sélectionnez le nom de l'employé ou l'icône Vue sous la colonne Affichage pour ouvrir le rapport de dépenses dans une nouvelle fenêtre du navigateur. 

Étape 3 : Sur la page suivante, vous verrez des options pour différentes vues détaillées. Cliquez sur l'icône de vue pour développer ou réduire les détails des dépenses.

Pour visualiser un reçu dans une ligne de dépenses, cliquez sur l'icône Vue sous la colonne Reçu. Un point d'exclamation rouge sous la colonne Reçu indique qu'il n'y a pas d'image de reçu attachée à la ligne des dépenses. Une coche verte dans la colonne Reçu indique qu'il n'y a pas d'image de reçu rattachée à la ligne des dépenses, mais aucun reçu n'est requis pour cette dépense selon les politiques de votre entreprise.

Pour afficher les détails du fournisseur et de l'emplacement, cliquez sur la flèche sous la colonne Détails. Un point d'exclamation rouge sous la colonne Détails indique que la dépense peut ne pas être conforme à la politique de l'entreprise.

Étape 4 : Si vous avez une question au sujet d'une ligne de dépenses ou à propos du rapport de dépenses, plusieurs actions sont disponibles dans le menu d’Autres Actions. Pour accéder à ce menu, cliquez sur la flèche sous la colonne Approbation et sélectionnez le nom de l'élément.

Étape 5 : Pour approuver l'ensemble du rapport des dépenses, sélectionnez Approuver Tous à côté de Dépenses. Pour approuver des lignes de dépenses spécifiques, cochez la case verte sous la colonne Approbation pour cette ligne de dépenses. Après l'approbation, sélectionnez Proposez de remboursement afin d’envoyer le rapport de dépenses au prochain approbateur.

Étape 6 : En cliquant sur Soumettre au remboursement, un aperçu par courriel sera affiché. Saisissez le texte dans la zone Entrez vos Commentaires si nécessaires pour le prochain approbateur. Cliquez sur Soumettre pour terminer le processus d'approbation.